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佳能uniFLOW文档打印管理解决方案

2011-12-07向峰 木头人《微型计算机》2011年11月下

当企业规模越来越大的时候,企业IT管理者就必然会面对设备分散、控制力下降的问题。这种情况,在办公打印设备方面表现得要比计算终端和服务器更加严重。有没有一种解决方案,可以提高对分散的办公打印设备的控制力呢?佳能uniFLOW文档打印管理解决方案为我们提供了一个很好的参考。

打印文件会耗费大量的资金,但是很多企业都忽视了办公打印成本或者没有进行有效地管控。企业的文档打印情况如何?每个部门的打印费用是多少?彩色打印占多大比例?打印设备的利用率有多高?企业IT管理者如果想对办公打印系统进行高效管理、降低可见打印成本(设备采购、耗材使用、设备维护等直接费用),那么以上问题是必须了解的。IDC、Gartner等权威调查机构的调查数据显示,有近90%的企业用于打印相关的费用占到了企业营收的3%,却不了解支出的具体内容;而那些主动实施打印成本管理的企业却可以将这项支出减少至少30%。这个数据可能并不全面,因为在设备采购、耗材使用、设备维护等可见打印成本之外,还有因为打印效率低下、设备使用混乱、机密信息泄露等造成的隐性打印成本。要想降低可见打印成本和隐性打印成本,建立科学的输出管理系统是必由之路。这个系统首先要保持或者提高现有的打印品质,其次要能够优化现有的打印流程。

打印成本需要完整的解决方案进行有效管控
打印成本需要完整的解决方案进行有效管控

高效管理控制可见打印成本

是什么造成可见打印成本的居高不下呢?打印设备的初始采购或许是一部分,但就长期使用而言这并不是打印成本的主要因素,后期的耗材使用、零件采购和设备维护费用才是真正让企业打印成本难以控制的关键。一方面企业要不断扩大规模,向前发展;另一方面又想降低可见打印成本,这是一对互相矛盾的命题。如何才能解开这个“死结”呢?“化繁为简”是企业IT管理者应有的思考模式。首先,是要进行有计划地设备更新,比如将企业原有的、零散的打印机、传真机、复印机和扫描仪根据需要替换为数量较少的高性能多功能复合机,并通过优化设备维护和耗材采购模式(比如采用按页计费服务)来量化和降低打印成本。其次,改进打印成本的管理环节,以便能够真正将打印成本降低到一个理想的水平。

1.全面监控 发现问题

进行打印成本管理首先要真正了解文档打印的成本构成,因此需要进行打印成本跟踪并将其可视化。我们都知道,在同样的环境下,彩色打印成本是黑白打印成本两倍甚至更高,过多的彩色打印会显著增加企业的可见打印成本。另外,无意义甚至是非工作需要的文档打印在各个企业中都不少见,这也是企业打印成本的一个重要部分。uniFLOW提供了非常人性化的全面监控功能,能够定期为企业IT管理者提供详尽的打印业务健康报告。它可以显示不良的打印习惯,帮助企业IT管理者随时了解打印成本、打印量、高峰打印时间、打印任务类型、双面和单面打印比例、彩色和黑白打印比例等信息。通过这些数据,企业IT管理者可以发现目前文件打印管理存在的问题,为后续制定管理策略提供支持。

统计不同部门、不同用户的打印量、彩色和黑白打印比例、双面和单面打印比例,为后续制定管理策略提供参考。
统计不同部门、不同用户的打印量、彩色和黑白打印比例、双面和单面打印比例,为后续制定管理策略提供参考。

2.独立核算 降低成本

对于一家由多个部门构成并共享使用打印设备的企业来说,麻烦的事情在于无法准确核算各部门的打印成本。uniFLOW通过对打印任务的监控,可以统计不同部门甚至不同用户的打印量、彩色和黑白打印的比例等,从而核算各部门的打印成本,使各部门的打印成本更加透明。核算成本只是准备,控制成本才是目的。uniFLOW可以通过进行彩色输出控制、按用户计费、各部门的打印费用分摊以及打印配额管理等手段,帮助企业进行成本控制,从而进一步加强各部门管理层的打印成本节约意识。同时,通过uniFLOW,企业IT管理者可以针对不同员工的工作特点,人性化地分配不同的打印和复印额度,或者彩色打印及复印权限,从而通过控制用户打印文档的方式降低成本。

隐性打印成本的监测与调控

企业IT管理者立志于降低可见打印成本,但是隐藏在背后的隐性打印成本呢?他们关注的是那些可见的,诸如打印量、设备价格、能耗等成本因素;却忽视了由于企业文档打印管理不当造成的隐性打印成本。比如在企业文档打印过程中因为设备和时间的浪费或不合理分配,造成的工作效率降低、人员成本增加;或者因为文档打印造成信息外泄,给企业业务产生的不利影响。这些都是文档打印隐性成本的一部分,同样需要监测和调控。

“在会议召开前秘书小杨急需打印一份会议文件,他希望能在第一时间拿到,但是事与愿违,打印间里已经有几位同事在排队等候。”这样的情景我们在工作中经常会遇到,很多人会觉得司空见惯,但造成的隐性成本增加却是实实在在的。降低隐性打印成本该如何入手呢?这是摆在每一位企业IT管理者面前的问题。建立更加智能、高效的文档打印管理平台,进行隐性成本监控与管理,是一个有效的解决方案。

1.整合资源 智能打印

企业环境中往往有很多打印设备,其中既有小型的桌面级打印机,也有大型的高性能复合机。桌面级打印机可以完成普通小型文档的打印工作,但是面对大型打印任务时就显得力不从心。此时员工需要长时间地等待,或者重新将打印任务发送到大型复合机上。uniFLOW可以整合企业内部的打印设备资源,建立更加智能的打印平台。系统会根据设定的规则自动判断任务类型并分配到合适的打印设备。比如当打印页数超过设定时,系统会自动将该打印任务发送到大型高性能复合机上输出,这样一方面可以降低打印成本,同时也节省了员工的时间。同时系统还会自动检测打印设备的工作状态,如果出现故障或者工作繁忙,那么打印任务就会被发送到附近的其他打印设备上。同时系统还会自动发送通知,提醒该任务的打印者到对应的打印设备上收取文件。

企业可以围绕新型的高性能数码复合机构建高效的文档打印和管理平台
企业可以围绕新型的高性能数码复合机构建高效的文档打印和管理平台

2.身份验证 安全随行

根据打印任务的不同(文件类型、页数等)智能化地分配给不同的打印设备
根据打印任务的不同(文件类型、页数等)智能化地分配给不同的打印设备

机密文档的打印管理对于一些企业来说也是一个难题,特别是对于打印设备集中布置的企业来说,打印过程中很容易发生信息泄露,造成无法预计的损失,这同样是隐性打印成本的一个方面。例如某些设计单位的重要图纸,如果打印以后没有及时取走,就有可能被其他人获得。在这方面,可以通过增加ID卡身份验证的方式来提高打印的安全性。打印文件不是在电脑上点击“打印”按钮时就开始输出的,而是需要员工使用本人的ID卡在复合机上进行验证,相关文件才会被打印出来,这就避免了打印文件流失或泄密的可能。这种功能还兼具了另一个好处,就是可以实现随行打印。员工可以不受打印设备的限制,只要在方便的一台复合机上验证ID卡,就可以获取需要的打印文件。例如一位在一楼工作的员工正在五层会议室开会,此时需要临时打印一份会议用资料。以往这位员工只能在默认的一楼打印设备上拿资料,从五楼到一楼再返回五楼,会耽误大量时间;而通过随行打印则可以直接在五楼的打印设备上验证ID卡和打印资料。

在输出前进行用户身份验证,做到安全打印和随行打印。
在输出前进行用户身份验证,做到安全打印和随行打印。

写在后

相对于计算终端和服务器,企业对于文件打印的智能化、信息化重视远远不够,但是就降低运行成本来说后者的改进空间却更加明显。如果企业能够更好地从成本、效率、安全等方面实现对日常文档打印更好地管理和监控,那么不但可以降低打印的可见成本和隐性成本,同时也可以培养员工更好的打印习惯以及企业节能环保的氛围。何乐而不为呢?

整合资源,掌控全局 佳能uniFLOW文档打印管理解决方案

整合资源,掌控全局 佳能uniFLOW文档打印管理解决方案

本文刊登于《微型计算机》2011年11月下

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